Oggi la transizione digitale non può prescindere dalla user adoption. Per le aziende, occuparsi del fattore umano fin dai primissimi stadi di un progetto di digitalizzazione, e non solo dopo il go-live di quest’ultimo, è fondamentale per non vanificare l’investimento tecnologico fatto.

Vediamo come impostare una corretta strategia di user adoption e i tre aspetti da tenere in considerazione per avviare e portare avanti una transizione digitale di successo.

Perché è importante la User Adoption per la transizione digitale

La User Adoption o adozione, che sia di una tecnologia, di nuovi processi e cambiamenti organizzativi o di strumenti, è il risultato di un percorso di cambiamento che è andato a buon fine. In un percorso di transizione digitale non è sufficiente introdurre una nuova soluzione tecnologica. È il comportamento delle persone e la loro predisposizione ad utilizzare nel modo corretto la tecnologia a fare veramente la differenza tra un progetto di successo e un probabile fallimento. Questo perché utilizzo e user adoption non sempre sono sinonimi. Secondo un recente studio Gartner*, solo il 24% degli end user aziendali sono realmente pronti ad adottare nuove metodologie di lavoro basate su soluzioni tecnologiche all’avanguardia.

Si tratta di una vera e propria resistenza, più o meno silenziosa, spesso determinata dalla mancanza di competenze digitali, dalla diffidenza verso il cambiamento e dalla volontà di rimanere all’interno della propria comfort zone.

Per prevenire e gestire questa reticenza, che solitamente ostacola o addirittura vanifica il percorso di adozione, è fondamentale agire in modo preventivo e principalmente su tre fronti: la comunicazione, il coinvolgimento degli utenti e la loro formazione.

La centralità della comunicazione

La comunicazione è uno strumento fondamentale per ingaggiare le persone riguardo a un qualsiasi progetto, anche quelli di transizione digitale. Ma per favorire la user adoption, quali devono essere le caratteristiche di una comunicazione efficace? Ecco i tre elementi indispensabili per costruire una comunicazione di successo a supporto di un progetto di digital transformation:

• per essere efficace, la comunicazione dovrebbe rispondere prima di tutto alle seguenti domande: perché stiamo implementando la nuova soluzione tecnologica? Quali obiettivi vogliamo raggiungere? Quali vantaggi porterà il nuovo strumento?
• comprendendo la vera natura del progetto e le potenzialità del nuovo strumento, le persone saranno maggiormente disposte ad adottare attivamente la nuova soluzione;
• comunicare frequentemente e con coerenza, aiuterà i dipendenti a recepire le informazioni chiave. Ciò eviterà anche che questi si sentano esclusi dal progetto e, al contrario, contribuirà a renderli parte attiva del percorso di trasformazione intrapreso dall’azienda.

La necessità del coinvolgimento

La comunicazione da sola non basta: le persone devono sentirsi coinvolte concretamente all’interno del progetto così da considerarsi parte integrante dello stesso. Gli utenti devono comprendere l’importanza della propria adesione alla scelta tecnologica che l’azienda sta portando avanti. È dunque necessario un concreto coinvolgimento degli end user e, proprio per questo, le aziende non dovrebbero mai dimenticare che:

• il coinvolgimento degli utenti interessati all’implementazione di una nuova soluzione tecnologica è cruciale per favorire il processo di adoption;
• una delle prime azioni da intraprendere è identificare e mappare le persone o i gruppi chiave le cui attività saranno toccate dalle soluzioni tecnologiche da implementare, al fine di comprenderne le loro esigenze e aspettative;
• è necessario ingaggiarli attivamente fin dalle prime fasi nel processo decisionale, raccogliendo i loro feedback e rispondendo in modo puntuale alle loro perplessità e preoccupazioni.

L’importanza della formazione

Altro elemento assolutamente imprescindibile per il buon esito di un processo di adozione è la formazione. In particolare:

• una formazione adeguata permetterà agli end user interessati non solo di utilizzare la nuova soluzione in maniera corretta e con fiducia ma anche di infondere in loro la convinzione della necessità di un cambiamento culturale a supporto di quello tecnologico;
• è fondamentale personalizzare i programmi di formazione sviluppando sessioni di training che tengano conto dei ruoli e delle responsabilità specifiche dei diversi stakeholder. Ad esempio, i dipendenti che utilizzano la tecnologia per le attività quotidiane potrebbero richiedere una formazione diversa da quella dei manager o degli amministratori;
• durante il percorso di training è inoltre importante offrire sessioni pratiche, dove gli utenti possano esercitarsi e prendere confidenza con le nuove soluzioni.

User Adoption e Change Management: l’expertise di Atlantic

Quando parliamo di user adoption facciamo riferimento a un tema che può riguardare ogni azienda che decida di intraprendere un percorso di transizione digitale. Secondo la recente ricerca che abbiamo realizzato con Vanson Bourne è emerso che il 72% dei CIO delle aziende CPG (Consumer Packaged Goods) vede la resistenza al cambiamento come un ostacolo alla trasformazione digitale e a nuovi modi di lavorare. Si tratta di una questione delicata, da affrontare non solo a livello di utenti, ma anche e soprattutto a livello di management aziendale.

Dai CEO ai CIO, passando per i responsabili HR, al momento di intraprendere un percorso di transizione digitale, i leader aziendali dovrebbero mettere in conto la necessità di implementare anche delle attività di change management. Queste renderanno l’adozione delle nuove soluzioni tecnologiche più agevole e fluida.

In Atlantic, supportiamo le aziende per favorire il cambiamento culturale necessario a garantire il successo del loro percorso di trasformazione digitale. Lavorando fianco a fianco con il management aziendale, i nostri esperti possono costruire una roadmap dedicata alla user adoption, in grado di rispondere in modo concreto ed efficace alle esigenze delle aziende.

Scopri in che modo i nostri consulenti possono supportare la tua azienda nell’adozione di soluzioni tecnologiche e su temi di change management.

*User Technology Adoption Readiness Index, Gartner, 2022