Case Studies / Work Order Management con l'AI

Work Order Management con l'AI

USE CASE

ABSTRACT

La gestione delle richieste di spare parts (parti di ricambio) richiede spesso attività manuali di lettura, classificazione delle esigenze del cliente e creazione dei record necessari per elaborare un preventivo. Grazie ad Agentforce è possibile automatizzare l'intero processo, trasformando una richiesta ricevuta tramite Email-to-Case in un Work Order strutturato e nei relativi elementi di quotazione, riducendo tempi operativi e interventi manuali.

Challenge

Le aziende che gestiscono servizi di manutenzione e vendita di ricambi ricevono quotidianamente richieste da clienti attraverso email contenenti descrizioni più o meno dettagliate delle parti necessarie.

L'operatore deve analizzare il contenuto della richiesta, comprendere le esigenze del cliente, verificare la presenza delle informazioni necessarie e successivamente creare manualmente i record utili alla generazione del preventivo.

Le principali esigenze sono:

ridurre il tempo dedicato all'analisi delle richieste ricevute;
automatizzare la classificazione delle richieste Spare Parts;
velocizzare la creazione di Work Order e record collegati;
diminuire attività ripetitive e a basso valore aggiunto;
accelerare il processo di generazione delle offerte commerciali.

La sfida consiste nel trasformare richieste destrutturate provenienti da email in processi operativi standardizzati, pronti per essere gestiti e quotati in modo rapido ed efficiente.

Solution

Grazie alla soluzione basata su Salesforce Agentforce e alla consulenza specializzata di Atlantic Technologies, l'apertura di una richiesta di tipo Spare Parts attiva automaticamente un agente AI in grado di analizzare il contenuto della richiesta ricevuta dal cliente.

L'agente identifica le informazioni rilevanti e verifica la presenza degli elementi necessari per procedere con la quotazione.

Quando le informazioni risultano sufficienti, il sistema genera automaticamente il Work Order, crea i record correlati e predispone le Quote Line Item necessarie alla produzione della quotazione.

In questo modo gli operatori non devono più svolgere attività manuali di lettura, interpretazione e inserimento dati, ma possono concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto e sulle eventuali eccezioni che richiedono l'intervento umano.

Questo use case contribuisce ad alimentare il volano AI aziendale: ogni richiesta gestita arricchisce la capacità del sistema di interpretare correttamente le esigenze dei clienti e di automatizzare processi sempre più complessi. Con il tempo, la qualità delle classificazioni, delle raccomandazioni operative e dell'automazione continua a migliorare, aumentando efficienza e scalabilità del servizio.

Expected Results

Riduzione del lavoro manuale
Accelerazione del processo di offerta
Maggiore efficienza operativa
Migliore qualità e standardizzazione